При поддержке

Автоматизация рутинных процессов

«Роль отдела финансов никогда не была главенствующей, она всегда была поддерживающей — и такой осталась, — говорит Дмитрий Кудинов, CFO Mazda Motors Rus. — Сметы и отчеты никуда не делись из нашей рутины, а сотрудников, которые отвечают за различные направления работы, не стало меньше. Однако благодаря цифровизации они стали тратить минимум на 10–15% меньше времени на всех процессах».

Согласно исследованию McKinsey, 42% процессов финансовых департаментов могут быть автоматизированы полностью, а 19% — в высокой степени. Речь не идет о сокращении команд — скорее о том, что у людей освобождается время для более сложных, интеллектуальных задач. Их совсем немало: финансовые отделы могут отвечать не только за платежи, выплату зарплат, налогообложение, финансовый контроль и учет, но и в зависимости от специфики бизнеса — за отношения с инвесторами, диверсификацию закупок и партнерских каналов или за макроэкономические риски.

Запрос на автоматизацию рутинных процессов, связанных с платежными функциями, давно созрел внутри крупных компаний и активно формируется в среднем бизнесе, говорит руководитель управления корпоративных продуктов Райффайзенбанка Михаил Хаджабекян.

Клиенты давно хотят от банка большей автоматизации, а также работы на опережение — чтобы банки находили инновационные решения, сервисы или продукты, которые могут быть интересны компании, и предлагали их, подтверждает Виктория Пигальская, CFO Puma в России. И, по ее словам, ответ на эти запросы очевиден: банки все больше переходят в онлайн и создают специальные платформы и инструменты, позволяющие оперативно и удобно обмениваться документами, получать необходимую информацию. «Еще 5 лет назад мы осуществляли сделки по хеджированию по телефону: фиксировали курс, подписывали бумажные документы, сканировали их, отправляли в банк факсом, чтобы операция была мгновенной, а потом посылали оригиналы в банк, — вспоминает она. — Платежные поручения необходимо было печатать в пяти экземплярах, каждый несколько раз подписывать. Сейчас эта операция осуществляется мгновенно в интернет-банкинге: ответственный сотрудник формирует платежное поручение, тут же подкрепляет его электронной подписью и отправляет в банк. Это удивительно».

Электронный документооборот получил широкое развитие, подтверждает Кудинов. В Mazda банковские сервисы интегрированы во внутренние ERP-системы, что позволяет сократить время на платежи, прием банковских документов, их согласование, а также автоматически получать информацию, связанную с остатками на счетах компании, и оптимизировать время на выплату зарплат, говорит он: «Наглядный пример — ранее деньги контрагентам от нас приходили на следующий день, а сегодня — день в день. Это говорит и о том, что процессинговые центры банков стали гораздо быстрее».

Михаил Хаджабекян

Руководитель управления корпоративных продуктов Райффайзенбанка

Крупные компании автоматизируют процессы силами собственных IТ-отделов, однако многие обращаются к банкам-партнерам. Райффайзенбанк предоставляет и готовые сервисы по автоматизации платежей на базе Open API, и разрабатывает кастомизированные решения под потребности клиентов. Компании получают несколько преимуществ: сокращение ошибок при расчетах, повышение операционной эффективности за счет снижения затрат на такие ошибки, а также освобождение большего количества времени сотрудников финансовых департаментов для более значимых задач.

Даже если финансисты крупных компаний пользуются собственными сервисами, а не банковскими, то им все равно полезен этот тренд, считает Кудинов: малый и средний бизнес, получая качественную помощь, правильно выстраивает бизнес-процессы и работать с ними становится проще.

От отчетности к консультированию

«Финансового директора в некоторых компаниях даже называют “Господин Нет”, потому что первое желание каждого CFO — это отказать в любом проекте, который потенциально может быть небезопасен для компании», — говорит Виктория Пигальская. Puma начала трансформировать отдел финансов несколько лет назад — и первым же шагом приняла за правило никогда не говорить коллегам «нет», с какой бы задачей они ни пришли. Сотрудники отдела всегда берут время на размышление и приходят к решениям, которые устраивают всех. «Мы больше не те, кто контролирует и запрещает, и тем более не те, кто просто оцифровывает результаты хозяйственной деятельности, — объясняет она. — Мы скорее орган консультативного характера, который поддерживает, направляет и знает, как вести бизнес без рисков».

Успешные компании давно поняли, что отделы финансов должны заниматься не только транзакциями, но и управлением данных, с помощью которых CFO сможет принимать решения и переосмысливать финансовую операционную модель таким образом, чтобы она способствовала открытию новых возможностей, указывают эксперты McKinsey. По оценке Accenture, 81% финансовых директоров считают своей главной обязанностью создание дополнительной ценности во всех бизнес-подразделениях. 71% финансовых директоров полагают, что поддержка преобразований в масштабах предприятия входит в их компетенцию.

Этот тренд усилился во время пандемии, отмечает Дмитрий Кудинов, поскольку финансисты должны были мгновенно реагировать на меняющиеся условия ведения бизнеса и принимать решения о том, какие траты нужно переосмыслить. Отделам финансов приходилось брать на себя больше ответственности и играть более активную роль, чем еще два года назад, когда самыми влиятельными в компании были продавцы и маркетологи.

В управлении данными компаниям помогают различные инструменты и цифровые технологии, которые позволяют максимально быстро получать необходимую информацию и на ее основе принимать решения. 68% финансовых директоров инвестируют в цифровую трансформацию, в том числе в облачные технологии и большие данные, указывает PwC.

Для компаний ключевой инструмент в финансовом планировании — аналитика больших данных денежных потоков в режиме реального времени, говорит отмечает Михаил Хаджабекян. Кроме того, у CFO сформирован запрос на качественную аналитику денежных потоков, динамику поступлений от контрагентов, состояния счетов по всем компаниям, входящим в группу. «В этом году мы запустили приложение “Райффайзен Бизнес Плюс”, которое позволяет визуализировать данные о корпоративных финансах в режиме реального времени. Мы уже слышим очень позитивный фидбэк от клиентов и будем инвестировать в развитие функциональности этого приложения», — говорит эксперт.

Традиционные функции отделов финансов от такого подхода тоже процветают, указывают McKinsey: уже сейчас технологии на основе машинного обучения и искусственного интеллекта могут все чаще применяться для решения сложных задач, вплоть до мониторинга финансовых рисков, связанных с непрерывностью бизнеса. В одной из компаний, кейс которой описывают эксперты McKinsey, эти технологии позволили собственным аудиторам компании сосредоточиться на подразделениях, которые представляют наибольшие риски, и сократить время на каждый аудит. В результате компания снизила общую стоимость внутренних аудитов на 15–20%.

Инструменты в помощь

Корпоративному банкингу сегодня сложно, указывает Виктория Пигальская: с одной стороны, на них возлагаются контрольные функции (контроль за денежными потоками и их выводом за пределы РФ, требования ЦБ и т.д.), а с другой — клиенты хотят от банков большей гибкости и новых инструментов.

Еще до пандемии сформировался запрос на легкость и простоту корпоративных банковских сервисов, к которым привыкли физические лица, говорит Хаджабекян, — и банк активно внедряет новые инструменты. Одна из таких технологий — это Система Быстрых Платежей.

Это — очень перспективный инструмент, так как позволяет компаниям неплохо сэкономить на эквайринговых комиссиях, говорит Пигальская. Puma планирует внедрять этот проект в следующем году.

В целом независимо от отрасли 95% проблем, с которыми сталкиваются финансовые департаменты, — одни и те же, указывал Дарил Себешта, вице-президент по разработке облачных сервисов Oracle, в исследовании «Преобразование финансовых процессов». А значит, и решения им требуются похожие. Банк и его партнеры способны автоматизировать любой, даже самый запутанный платежный процесс, уверяет Хаджабекян: «Очень часто компании в это не верят, говорят, что нужна уникальная экспертиза, — но после того, как получают готовый продукт, он превосходит ожидания».

Одним из таких продуктов стал Mastercard SmartData — инструмент управленческой аналитики, который позволяет обеспечить полноценный контроль за расходами и лимитами на корпоративных картах. Во всем мире сервисом пользуются более 300 000 компаний, ежемесячно анализируя более 34 млн транзакций. «Суть этого решения — в упрощении финансовой отчетности сотрудников, которые пользуются корпоративными картами Mastercard, а также сокращении времени, которое финансовый департамент тратит на проверку отчетности», — подчеркивает Ольга Чильдинова, руководитель отдела продаж транзакционных продуктов Райффайзенбанка. По оценкам Mastercard, с помощью SmartData компании могут оптимизировать до 30% своих расходов.

По данным Райффайзенбанка, крупные компании в России выпускают от 200 до 700 карт на сотрудников. «Наши клиенты — это фармацевтический бизнес, а также компании, в которых у сотрудников значительное количество представительских расходов, — уже оценили преимущества SmartData. В первую очередь сервис востребован у международных компаний, особенно с европейскими штаб-квартирами, так как для них это привычный формат отчетности», — говорит Чильдинова.

Фото, использованные в материале: Getty Images